S účinnosťou od 1.1.2022 je účinná novela zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „Novela“), ktorá okrem iného dopĺňa a špecifikuje podmienky vedenia elektronických účtovných záznamov, spôsob podpisovania elektronických účtovných záznamov, možnosti transformácie účtovného záznamu z listinnej do elektronickej podoby a naopak. Jej cieľom je zároveň znížiť administratívnu záťaž podnikateľov a umožniť im uchovávať účtovnú dokumentáciu len v elektronickej podobe.
Čo novela prináša v oblasti digitalizácie účtovníctva?
Podnikatelia majú možnosť rozhodnúť sa akou formou budú viesť svoje účtovníctvo a akým spôsobom budú viesť archiváciu účtovných záznamov. Účtovné doklady a záznamy už viac nemusia byť uchovávané výhradne v papierovej forme a uložené fyzicky v archívoch, ale naopak, podnikateľ sa môže rozhodnúť, že budú uložené len v elektronickej podobe na počítačových diskoch, USB kľúčoch, CD alebo DVD nosičoch, prípadne na virtuálnych úložiskách ako je iCloud.
V prípade, ak sa podnikateľ rozhodne presunúť účtovné záznamy na digitálne nosiče a virtuálne úložiská, vznikajú mu nové povinnosti v súvislosti so zabezpečením bezpečnosti proti zneužitiu a najmä modifikácií takýchto elektronických účtovných záznamov.
V súčasnosti vierohodnosť a neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená najmä podpisom osoby zodpovednej za uskutočnenie účtovného prípadu. Na listinných účtovných záznamoch je to najmä vlastnoručný podpis. V prípade elektronických záznamov je možné využiť aj elektronický podpis, kvalifikovaný elektronický podpis, prípadne elektronickú pečať alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam, ktorý nahrádza vlastnoručný podpis v elektronickej podobe. Tieto zabezpečovacie prvky sa pripoja k účtovným záznamom, aby sa vedel zabezpečiť pôvod a integrita týchto údajov.
Dôraz sa kladie najmä na jednoznačne preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá tento podpisový záznam vyhotovila. Účtovná jednotka si môže vytvoriť aj svoj vlastný systém podpisových záznamov, pričom na overenie identifikácie zodpovednej osoby bude použitý informačný systém, ktorý využíva na identifikáciu osoby, ktorá so systémom pracuje unikátny prístupový kód, prístupové heslo alebo šifrovací kľúč. Dôležitou podmienkou je, aby tieto identifikátory nemohla získať, spätne načítať, kopírovať alebo inak zneužiť iná ako zodpovedná osoba.
Ako transformovať listinný záznam do elektronickej podoby a naopak?
Podnikatelia sa môžu rozhodnúť, že z dôvodu efektívnosti a úspornosti budú vyhotovovať a uchovávať účtovné záznamy výlučne v elektronickej podobe. Z toho dôvodu budú potrebovať zmeniť podobu niektorých účtovných záznamov z listinnej podoby do elektronickej alebo naopak. V §33 Novela jasne definuje ako má prebiehať takáto transformácia účtovných záznamov.
Transformácia listinných účtovných záznamov do elektronických môže byť vykonaná buď zaručenou konverziou alebo skenovaním účtovných záznamov. Vyžaduje sa, aby bola docielená maximálna možná zhoda (ako aj vizuálna) s originálnym účtovným záznamom v listinnej podobe. Výstupným elektronickým účtovným záznamom by mal byť sken uložený vo formáte .pdf, .png, .jpg, .tiff. Takto vyhotovený záznam bude považovaný za preukázateľný a nebude preto vyžadované predloženie jeho pôvodnej listinnej podoby. Pomocou skenovania je možné transformovať všetky druhy účtovných dokladov, ako sú napríklad príjmové a výdavkové pokladničné doklady.
Digitalizovaná forma – aké sú ďalšie zákonné požiadavky?
V prípade, že spoločnosť chce využiť digitalizáciu podľa novely Zákona, mala by si v prvom rade vypracovať internú smernicu, ktorá by jednoznačne určila spôsob nakladania s účtovnými dokumentami. Smernica musí obsahovať informáciu o mieste, kde sa budú elektronické dokumenty zhromažďovať, či už to bude disk počítača, USB kľúč alebo elektronické úložisko ako je iCloud.
Ďalším krokom je dohoda medzi obchodnými partnermi alebo získanie súhlasu od obchodného partnera s používaním a prijímaním elektronického účtovného záznamu. Týka sa to najmä zasielania a prijímania elektronických faktúr. Novela považuje za potvrdený súhlas obchodného partner aj jeho bezvýhradnú akceptáciu alebo zaplatenie požadovanej sumy.
Záver
Novela neustanovuje povinnosť podnikateľov viesť elektronickú účtovnú dokumentáciu, ale prináša možnosť vyhnúť sa administratívnej záťaže s vedením účtovnej dokumentácie v listinnej podobe. Každý podnikateľ má možnosť rozhodnúť sa akou formou bude viesť svoje účtovníctvo a akým spôsobom bude viesť archiváciu účtovných záznamov.
Vďaka digitalizácií archívov, podnikateľom značne uľahčí dodržiavanie povinnosti zachovania čitateľnosti jednotlivých dokumentov počas celej zákonnej doby, čo je podľa príslušného zákona minimálne 10 rokov. Problémy v praxi spôsobujú najmä bločky z registračných pokladní, ktoré sú často vydávané na nekvalitnom recyklovanom papieri a ich životnosť je v rozpätí niekoľkých mesiacov.
Elektronický archív môže priniesť aj značnú úsporu finančných prostriedkov, nakoľko nie je nutné doklady tlačiť a fyzicky ukladať. Spoločnosti tak môžu ušetriť najmä na kancelárskych potrebách a skladových priestoroch, v prípade že nemajú dostatočné priestory na uskladnenie všetkých svojich dokumentov.
